La méthode 5S a été conçue pour permettre d’optimiser non seulement les conditions de travail, mais également le temps de travail. La méthode 5S ne concerne pas un processus, mais plutôt l’environnement physique c’est-à-dire un magasin, un bureau ou encore un poste de travail. En effet, dans cette méthode, le matériel va avoir une importance capitale : mise à disposition d'appareil de manutention pour déplacer les charges lourdes, transpalette..La démarche 5S est d’ailleurs indispensable dans une démarche qualité. Elle est notamment présente pour assurer la propreté du poste de travail ainsi que son bon fonctionnement. Mais pourquoi cette méthode s’appelle 5S ? Tout simplement parce que chaque « S » est tiré d’un mot japonais, qui sont les suivants :
- Seiri qui signifie débarras et donc trier
- Seiton qui signifie rangement et donc ranger
- Seiso qui signifie nettoyage et donc nettoyer
- Seiketsu qui signifie ordre et donc conserver en ordre
- Shitsuke qui signifie rigueur et donc formaliser
A- Les objectifs de la méthode 5S
Ci-dessous, nous vous proposons de découvrir les objectifs de la méthode 5S :
- Éviter l’encombrement présent sur le poste du travail avec du matériel ou des documents inutiles ;
- Gérer les emplacements de façon optimale et pouvoir localiser facilement le matériel nécessaire pour travailler ;
- Éviter le désordre sur le lieu de travail et éviter ainsi les commandes de matériel inutile qui est déjà présent dans l’entreprise. On évite ainsi le surstockage de matériel ;
- Éviter les accidents de travail en ne laissant pas traîner des objets dangereux ou des obstacles sur le poste de travail ;
- Optimiser à la fois les conditions de travail et le temps de travail. Il est toujours plus agréable de travailler dans un environnement organisé et propre, permettant à la fois de ne pas perdre de temps à chercher le matériel nécessaire pour travailler.
B- Comment appliquer la méthode 5S ?
La méthode 5S exige que tout le monde participe pour qu’elle puisse réellement fonctionner. Les objectifs de départ doivent impérativement être fixés. Pour appliquer la méthode 5S, voici ci-dessous les étapes nécessaires :
- Création d’une équipe de gestion 5S sur chaque site. Cette équipe aura pour but de motiver tout le personnel de l’entreprise.
- Les objectifs doivent être clairement définis à l’avance et des règles de priorité doivent être mises en place. Les moyens matériels et humains qui doivent être mis en place doivent également être évalués à l’avance. On utilisera aussi des indicateurs d’évaluation pour vérifier que le travail est correctement réalisé et que cette méthode 5S est bien appliquée.
- Une politique d’hygiène et de sécurité doit également être définie. L’objectif va être de découvrir à la fois les risques et les dangers pour mettre en place des moyens de prévention. On peut par exemple mettre en place un système de collecte des déchets.
- Un plan d’action doit également être mis en place pour connaître les lieux d’intervention pour chaque étape de la méthode 5S.
La méthode 5S doit impérativement être prise en charge par une équipe ouverte d’esprit, c’est-à-dire une équipe qui accepte volontiers les changements. Cependant, cette équipe devra également être composée de personnes qui connaissent parfaitement les activités qui se déroulent sur chaque poste de travail. Chaque personne aura ensuite la responsabilité de savoir si certains éléments sont à conserver ou à jeter et cette dernière doit également être capable de proposer une bonne réorganisation.
Pensez aux meubles de rangement et colonnes de rangement pour garder des bureaux propres et organisés.
Dans chaque entreprise, il existe toujours des personnes qui aiment travailler dans un environnement désordonné. Ces personnes vont d’ailleurs être les premières à s’opposer à ces nouvelles règles. Il sera donc nécessaire de mettre en place des entretiens pour trouver un terrain d’entente et des solutions pour détruire cette opposition. Dans tous les cas, il est nécessaire de garder en tête que l’ordre est indispensable pour chaque personne et notamment pour assurer sa propre sécurité. L’adhésion collective est donc entièrement indispensable.
En pratique, il est nécessaire de prendre le temps de bien appliquer et de respecter le planning et la politique établie par la méthode 5S. Vous pourrez alors constater que lorsqu’elle est suivie à la lettre, cette méthode va vous permettre d’obtenir de véritables résultats que ce soit au niveau de l’organisation du travail, de la propreté, mais également de la sécurité avec une diminution flagrante des accidents de travail. La productivité sera également bien meilleure et votre image de marque aussi.
Il est judicieux de prendre des photos avant l’application de la méthode 5S et après, afin que vous puissiez clairement constater la différence et que vos collaborateurs aussi. Cela permettra notamment d’avoir des arguments solides pour continuer à utiliser la méthode 5S par la suite, notamment face aux opposants.
Le plus difficile n’est pas de se lancer dans une démarche de méthode 5S, mais le plus difficile est de l’appliquer quotidiennement et de la faire respecter par toutes les personnes présentes dans votre entreprise.
