Gérer les stocks signifie tout simplement qu’une attention particulière va être portée à la marchandise présente dans une boutique et un suivi des quantités va être mis en place. La gestion des stocks est indispensable et se divise notamment en trois étapes différentes qui sont la gestion des mouvements d’entrée et de sortie des marchandises, la gestion des nouveaux approvisionnements, ainsi que la gestion de toutes les fiches produits. L'entreprise a en règle général des logiciels de logistique et du matériel de manutention comme un transpalette permettant de déplacer les marchandises. En fonction de l’entreprise et de sa manière de travailler, la gestion des stocks est généralement pris en charge par le magasinier ou une personne spécifiquement affectée à la gestion des stocks.
A- Les stocks
Les stocks peuvent être différents c’est-à-dire qu’ils peuvent se composer de matières premières, de matières consommables, de composants achetés, de composants fabriqués, d’articles sous-traités, de produits finis, d’articles de rechange, d’articles défectueux, d’articles obsolètes, etc. Les stocks sont ensuite divisés en différentes catégories pour permettre de s’y retrouver plus facilement et de calculer plus rapidement à la fois. Les stocks sont présents dans ce qu’on appelle les « magasins ».
B- Le magasin
Lorsque l’on parle de magasin au niveau technique cela désigne notamment un endroit qui permet de stocker toutes les marchandises. Le magasin peut donc être un endroit à l’air libre aussi bien qu’un endroit fermé. Cependant, on utilise très rarement le mot « magasin », mais plutôt le mot « entrepôt » pour désigner l’endroit qui reçoit toutes les marchandises.
B1- Les fonctions principales du magasin
Le magasin, comme vous avez pu clairement le comprendre, est un endroit où l’on va stocker et ranger toutes les marchandises et cela de manière ordonnée. Le magasin va notamment permettre de vérifier constamment les stocks. C’est notamment à cet endroit que les marchandises sont conservées entre l’approvisionnement et la consommation par le client. Le magasin est l’endroit où toutes les entrées et sorties sont notées. C’est également le magasin qui va permettre de collecter toutes les données nécessaires pour la réalisation d’un inventaire.
B2- Le fonctionnement du magasin
Le magasin connaît chaque jour des mouvements de marchandises plus ou moins importants en fonction de chaque entreprise et activité. À l’entrée des marchandises, un contrôle de la quantité et de la qualité est effectué sur les produits livrés dans le magasin. Un numéro de lot est généralement attribué et tous les produits sont pointés pour être entrés dans les stocks. Lorsque les produits sont présents dans le magasin, ils sont ensuite stockés dans les bonnes zones. Lorsqu’une marchandise doit sortir du magasin, une préparation de commande est réalisée avec un pointage et une mise à jour systématique des stocks.
C- Les inventaires
L’inventaire est un décompte effectué de manière périodique sur toutes les quantités stockées dans le magasin. Cet inventaire permet notamment d’assurer l’exactitude des stocks en comptant directement dans le magasin le nombre de produits présents et en vérifiant l’exactitude sur le logiciel de gestion des stocks. L’inventaire peut être soit permanent soit tournant.
C1- Les inventaires permanents et tournants
L’inventaire permanent va être réalisé à chaque entrée et sortie de marchandise. Cela permet d’être constamment certain de ses stocks et de corriger immédiatement les différences qui sont constatées.
L’inventaire tournant ne s’effectue pas à chaque entrée et sortie de marchandise, mais sur une période précise. Le décompte va avoir lieu plusieurs fois dans l’année et va permettre de vérifier l’exactitude des stocks également. Cela permet notamment de remettre à jour les écritures et de ne pas conserver les erreurs trop longtemps. Le nombre de fois que l’inventaire tournant est réalisé est déterminé par le gestionnaire des stocks et cela va souvent dépendre de la famille de produits.
C2- Le principe de l’inventaire
L’inventaire peut être demandé à n’importe quel moment de l’année et cela même en dehors des périodes clairement définies par la hiérarchie à la base. Cela est notamment mis en place lorsqu’une anomalie fait son apparition dans les stocks. L’inventaire va consister à compter toutes les quantités disponibles et à analyser les écarts. Toutes les marchandises sont vérifiées et les nouvelles valeurs sont inscrites en tant que mise à jour dans le logiciel de gestion des stocks. La régularisation des stocks est notamment prise en charge par le service comptable et financier.
D- La gestion des réapprovisionnements
Lorsque l’on parle d’approvisionnement cela signifie que l’on va alimenter son magasin en faisant entrer de nouvelles marchandises. Il est important de ne pas cumuler les charges et c’est pour cette raison que certaines méthodes d’optimisation doivent être prises en charge. Deux méthodes existent et sont les suivantes :
- Les méthodes empiriques qui vont utiliser les historiques de consommation pour prévoir les besoins futurs ;
- Les méthodes prévisionnelles qui vont se baser sur les variables de l’environnement et le marché des consommateurs.
D’autres méthodes peuvent également être utilisées dont le Juste à temps, le kanban ou encore le MRP.
E- Les enjeux de la gestion des stocks
La gestion des stocks possède certains enjeux et les gestionnaires de stocks doivent constamment trouver l’équilibre entre la satisfaction des consommateurs et le coût engendré pour constituer les stocks.
Si vous faites face à un stock trop élevé, c’est-à-dire un surstockage, cela signifie que vos charges financières sont trop conséquentes. Cela va avoir également pour conséquence d’immobiliser les capitaux.
Si vous faites face à un manque de stock, vous risquez d’être rapidement et fréquemment en rupture de stocks et vous raterez des ventes. Les bénéfices seront donc réellement en baisse et vous pouvez également perdre certains clients insatisfaits car vous ne pouvez répondre à leur demande. Un manque de stock engendre également des retards de livraison et des indisponibilités sur les produits trop fréquentes.
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